Aktenvernichtung ist auch Datenschutz

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Eindeutige Kennzeichnung hilft auch bei der fälligen Aktenvernichtung.

Saarbrücken - Alle Jahre wieder zum Jahresanfang stellt sich Unternehmen, Freiberuflern und Privatleuten von neuem die Frage nach den Aufbewahrungspflichten: Welche Dokumente müssen weiter aufbewahrt, welche können mit Beginn des neuen Jahres vernichtet werden?

Einer aktuellen Studie von Blitzarchiv zufolge gehen 76 Prozent der mittelständischen Firmen davon aus, dass eine Vielzahl von Betrieben in Deutschland ihre Dokumente unnötig lange aufheben. Dies liegt daran, dass die Unternehmen sich unsicher sind, wie lange die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind und nicht wissen, wie lange bestimmte Unterlagen schon im eigenen Archiv lagern.

Grundsätzlich gilt, dass Firmen Unterlagen in der Regel entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahren müssen. Akten, die beispielsweise in 2013 archiviert wurden, müssen dementsprechend bis 2019 bzw. 2023 aufbewahrt werden. Um genau zu wissen, wie lange Geschäftsakten schon lagern oder gelagert werden müssen, rät Blitzarchiv-Geschäftsführer Benedikt Steinmetz zu folgendem Vorgehen: Akten sollten strikt nach Entstehungsjahr getrennt aufbewahrt werden. Direkt bei der Einlagerung im Unternehmens- oder externen Archiv sollten die Akten zudem gleich mit der Aufbewahrungszeit bzw. mit dem Vernichtungsdatum gekennzeichnet werden. Dokumente, die gesonderten Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollten von den übrigen getrennt verwaltet werden.

„Wer in seinem Aktenlager noch Dokumente seit 2003 oder älter aufbewahrt, kann diese vernichten, da die Aufbewahrungspflicht – bis auf einige Ausnahmen – erloschen ist.“ Akten sollten rechtzeitig vernichtet werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen, die Nutzfläche nicht unnötig zuzustellen und die Suche zu beschleunigen. Zu den Dokumenten mit gesonderten Aufbewahrungsfristen gehören zum Beispiel Verträge, die sich verlängern wie Mietverträge, behördliche Genehmigungen, Akten aus noch laufenden Verfahren, Baupläne und Gerichtsurteile oder Dokumente, die für ein Unternehmen einen ideellen Wert haben oder bei denen gesonderte Branchenvorschriften (wie Patientenakten) zu beachten sind.

Von diesen Ausnahmen abgesehen kann man laut Steinmetz grundsätzlich aufbewahrungspflichtige Dokumente in zwei Zeiträume einteilen. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, zählen unter anderem Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Bankbelege, Bewirtungsbelege, Eingangsrechnungen, Fahrtenbücher, Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz), Grundbuchauszüge sowie Buchungsbelege und Steuererklärungen. Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden müssen Unterlagen wie Bürgschaften, Bestellungen, Geschäftsbriefe, Darlehensunterlagen, Kassenzettel, Geschenknachweise, Preislisten sowie Einfuhr- und Exportunterlagen.  dpa

Fristen für Privatpersonen

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von Handwerkerrechnungen beträgt gemäß Umsatzsteuergesetz zwei Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erhalten worden ist. Rechnungen aus 2012 dürfen am 31. Dezember 2014 vernichtet werden. Wegen der Ansprüche aus Gewährleistung sollten Kaufverträge und Quittungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Besser noch: drei Jahre. Solange können Verbraucher dann die Zahlung (auch mit Kontoauszug) nachweisen. Danach verjähren die Ansprüche des Verkäufers. Für Baumaßnahmen gelten wegen längerer Gewährleistung fünf Jahre. Steuerunterlagen müssen nur Selbstständige und angestellte Gutverdiener (über 500 000 Euro) für sechs Jahre aufbewahren. Renten- und ärztliche Unterlagen sollten gar nicht vernichtet werden. n sk

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