Nie wieder Papierkrieg

Dokumentenscanner erleichtern Verwaltung der Aktenablage

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Nie wieder Papierkrieg: Wer viele Dokumente archivieren muss, sollte sich einen speziellen Dokumentescanner kaufen. Dieser spart Platz und Arbeit. Foto: Andrea Warnecke

Steuerunterlagen, Bankdokumente, Rechnungen, Behördenschreiben - das alles sorgt für viele Aktenmeter im Regal. Mit Dokumentenscannern lassen sich diese Unterlagen digitalisieren und dadurch viel einfacher verwalten.

Hannover (dpa/tmn) - Dokumentenscanner können die Verwaltung der persönlichen Aktenablage erleichtern. Sie erfassen Schriftstücke und machen sie dank Texterkennung als durchsuchbare PDF-Dateien verfügbar, berichtet die Fachzeitschrift "c't" (Ausgabe 5/2018).

So lassen sich Dokumente am Computer direkt per Stichwortsuche finden und durchsuchen, statt zunächst umständlich in Aktenordnern zu blättern.

Spezielle Dokumentenscanner unterscheiden sich von den üblichen Multifunktionsgeräten mit Scanner vor allem durch ihren Papiereinzug. Sie können auch sehr dickes oder sehr dünnes Papier einziehen, auch Visitenkarten, Ausweise oder geprägte Kreditkarten lassen sich von einigen Geräten scannen. Durch ihren geraden Einzugweg kommen Papierstaus in Dokumentenscannern kaum vor. Als Fotoscanner sind die Spezialgeräte laut "c't" allerdings nicht gut geeignet.

Damit die Dokumente nicht nur als Abbilder, sondern auch als Dokumente mit durchsuchbarem Text zur Verfügung stehen, braucht es ein leistungsfähiges Texterkennungsprogramm (OCR) auf dem Computer. Die Begleitprogramme der meisten Scanner ermöglichen außerdem eine optische Aufarbeitung von Vorlagen, Farb- oder Formatkorrekturen.

Der Dokumentenscan kann allerdings kein kompletter Ersatz für die Papierablage sein. Aus Sicherheitsgründen sollten wichtige Unterlagen trotzdem immer innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufgehoben werden.

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