Weg mit dem Ordner

Samtgemeinde Sottrum: Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

Kerstin Wendt in ihrem Büro im Sottrumer Rathaus.
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Kerstin Wendt sieht die Samtgemeinde mit Blick auf Digitalisierung in einem laufenden Prozess.

Aktenordner und Hefter sollen bald Geschichte sein: Kerstin Wendt, Erste Samtgemeinderätin in Sottrum, arbeitet an der Digitalisierung der Kommune - inklusive einer neuen Internetpräsenz, die demnächst online gehen soll.

Sottrum – Sie ist mittlerweile die Visitenkarte einer Kommune schlechthin: die Website. „Und die müssen heutzutage ganz viel können“, sagt Erste Samtgemeinderätin Kerstin Wendt. Demnächst soll auch über die Internetpräsenz der Samtgemeinde Sottrum mehr möglich sein, als das bislang der Fall ist. Sie ist allerdings nur ein Baustein auf dem Weg der Digitalisierung.

„Das ist ein laufender Prozess, ein laufendes Thema“, sagt Wendt.

Noch wird in den Büros des Sottrumer Rathauses ausgedruckt, gelocht und abgeheftet, Ordner an Ordner stehen in den Regalen sowie in den Lagern und Archiven, und auch auf dem Schränkchen in Wendts ansonsten schon eher papierarmen Büro liegt ein großer Stapel mit Aktenmappen. „Unser großes Ziel ist: Irgendwann ist der Leitz-Ordner weg“, macht Wendt deutlich. „Es ist ein bisschen, wie ein Haus zu bauen: Wir haben das Fundament bereits fertig, der Rohbau steht auch schon. Jetzt richten wir Stück für Stück die Zimmer ein, erst Küche, Bad und Schlafzimmer, dann folgt nach und nach der Rest, und irgendwann kommen dann noch Terrasse, Hof und Garten.“

Fundament ist gelegt

Das „Fundament“ hat die Samtgemeinde bereits gelegt – in Form einer angepassten EDV-Infrastruktur: Seit diesem Jahr verfügt die Kommune über Cloud-Arbeitsplätze, auch die Mitgliedsgemeinden sind an die Cloud angebunden. Der Unterschied zu vorher: Früher musste jeder PC einzeln mit den jeweils benötigten Programmen eingerichtet werden, zog ein Mitglied der Verwaltung in ein anderes Büro, an einen anderen Schreibtisch, musste der PC mit. „Auf die Cloud kann jeder Mitarbeiter von jedem Computer aus zugreifen und mit dem Programm arbeiten, dass er braucht. „Der wesentliche Punkt daran ist für uns, dass wir die Büroräume jetzt flexibel und nach Bedarf besetzen können“, so Wendt. „Das war zwar schon früher geplant, aber wir freuen uns, dass es jetzt so weit ist.“

Ein weiterer Schritt ist, dass auch die Programme untereinander kompatibel sind und Schnittstellen haben. „Damit die eine Rechnung, nach der beispielsweise eine Schule Geld für Papier ausgegeben hat, in digitaler Form von der Schulverwaltung an die entsprechende Stelle in der Samtgemeindeverwaltung geht und zugleich zur Buchhaltung“, erläutert die Samtgemeinderätin.

Neue Services auf der Internetpräsenz

Auch der „Rohbau“ steht kurz vor dem Abschluss: Mitte August soll nach derzeitigen Planungen der Startschuss fallen. „Aber wir können nichts von der alten Website einfach übertragen, stattdessen müssen wir die neue Internetpräsenz auch komplett neu befüllen und alles eintragen, jede Kirche, jeden Friedhof, jeden Verein.“ Wenn die neue Internetpräsenz online geht, sollen über diese Terminbuchungen für das Rathaus möglich sein. Zudem wird es ein Informationstool geben, welche Unterlagen die Bürger zu bestimmten Terminen mitbringen sollen. „Natürlich gibt es auch noch weitere Services, die wir dort mit der Zeit anbieten wollen – zum Beispiel den digitalen Personalausweis“, erläutert Wendt. „Aber da stehen wir vor dem Hauptproblem, was wir diesbezüglich in ganz Deutschland haben, und das ist die dafür notwendige zweifelsfreie Authentifizierung. Wenn es dafür Lösungen gibt, können wir das dann ohne Weiteres an unser System anbinden. Die Systemvoraussetzungen dafür haben wir, der Weg ist also geebnet.“

Die technischen Voraussetzungen können wir schon mal liefern.

Kerstin Wendt

Auch andere Anträge und Behördenvorgänge, wie beispielsweise die Anmeldung der Hundesteuer oder das Einreichen von Bauanträgen soll mit der Zeit digital möglich sein. „Und zwar so weit, dass die Antragssteller Statusmeldungen einsehen können, wie weit ihr Antrag ist“, beschreibt Wendt. „Aber das entwickeln wir nicht hier.“

Großes Ziel ist es, solche Dienstleistungen nach außen kontakt- und papierlos abzuwickeln. Darüber hinaus soll jeder Bürger Zugang zu einem Bürgerportal haben – jeweils zu Bund, Land und Kommune. „Die technischen Voraussetzungen können wir dann zumindest schon mal liefern.“

Die Website soll dann auch Zugang zum Ratsinformationssystem ermöglichen: Bislang sind dort lediglich die Samtgemeinde sowie die Gemeinde Sottrum angedockt, Sitzungstermine von Rat und Ausschüssen sowie Sitzungsunterlagen dort abrufbar. „Da wollen sich auch alle anderen Mitgliedsgemeinden auf den Weg machen, aber alle in unterschiedlichem Tempo“, sagt Wendt.

„Wir sind in Sachen Digitalisierung auf dem Weg“, macht Wendt deutlich. „Aber mit einem Klick geht das nun mal nicht.“

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