Fast papierlos

Rotenburger Einwohnermeldeamt mit neuer Software und Bürgermonitor

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Kunden im Einwohnermeldeamt – rechts die Leiterin Birgit Lutz – unterschreiben die Dokumente elektronisch.

Rotenburg - Von Guido Menker. Das Einwohnermeldeamt im Rotenburger Rathaus arbeitet seit Montag mit einer neuen Software. Wegen der Umstellung war es zuvor für acht Tage dicht. „Es ist eine Umstellung, aber der erste Tag ist gut gelaufen“, sagt Birgit Lutz, die Leiterin des vierköpfigen Teams.

Die Systemerneuerung hat eine Pause für den Publikumsverkehr erforderlich gemacht. „Wir mussten zunächst alle Daten übertragen und für das neue System anpassen lassen“, erklärt Ordnungsamtsleiter Frank Rütter. Die sogenannten Melderegisterdaten bleiben nämlich nicht mehr vor Ort in Rotenburg, sondern liegen jetzt auf dem Server eines Braunschweiger Rechenzentrums. „So sind die Daten leichter zu pflegen, und für die Stadt ist das günstiger“, sagt Rütter. Darüber hinaus waren der Austausch und die spezielle Anpassung der neuen Software vorzunehmen. „Es geht ja um sensible Daten. Daher waren auch die Zugriffsrechte einzurichten und an das Team anzupassen. Eine sehr umfangreiche Aufgabe“, führt Rütter die weiteren Schritte aus, die in diesen acht Tagen zu erledigen waren. Währenddessen durchliefen die Mitarbeiter des Einwohnermeldeamtes eine viertägige Schulung. So bereiteten sie sich auf den Umstieg vor. Und warum das neue System? Der Ordnungsamtsleiter erklärt: „Es gab keine Updates mehr, um rechtliche Änderungen darin aufzunehmen.“

Rütters Fazit: „Wir haben eine gute Wahl getroffen. Das System ist sehr übersichtlich, das Arbeiten ist bequemer.“ Doch nicht nur die Kooperation mit einem externen Rechenzentrum ist neu. Darüber hinaus hilft „Vois“, so der Name der Software, auch noch dabei, auf mehr Papier zu verzichten. Nach der Erfassung der Daten beispielsweise für den Antrag eines Personalausweises muss kein Dokument mehr ausgedruckt werden. Denn seit Montag leisten die Kunden ihre Unterschrift elektronisch auf dem Bürgermonitor, der direkt an ihrem Platz vor dem Schreibtisch des Mitarbeiters installiert ist.

Während das Einwohnermeldeamt für acht Tage geschlossen war, gab es einen „Notdienst“. Dieser musste allerdings nur einmal in Anspruch genommen werden. „Die Bürger haben die Empfehlungen im Vorfeld ernst genommen und sich daran gehalten“, freut sich Birgit Lutz. Sie und Frank Rütter weisen zugleich darauf hin, dass die Daten im Rechenzentrum sicher untergebracht sind. „Das Unternehmen muss eine Reihe von Standards einhalten und ist natürlich dafür zertifiziert.“ Zugleich sei aber klar, dass das Einwohnermeldeamt der Stadt Rotenburg deutlich abhängiger von einem funktionierenden Internetzugang sei. „Aber unsere Verbindung ist nicht mit der eines normalen Haushaltes zu vergleichen. Uns stehen mehrere Leitungen zur Verfügung, falls es einmal ein Problem geben sollte.“

Überblick

• Das Einwohnermeldeamt der Stadt Rotenburg ist von montags bis freitags von 8.30 bis 12 Uhr sowie donnerstags zusätzlich von 14 bis 18 Uhr für den Publikumsverkehr geöffnet.

• Pro Öffnungszeit haben es die vier Mitarbeiterinnen in der Regel mit 30 bis 40 Kundenbesuchen zu tun. Den übrigen Teil ihrer Arbeitszeit nutzen sie, um viele weitere Aufgaben zu erledigen, die während der Öffnungszeiten so nicht möglich sind.

• Zu den Aufgaben des Einwohnermeldeamtes gehört nicht nur die Bearbeitung von Anträgen auf neue Personalausweise und Reisepässe. Sie haben es mit An-, Um- und Abmeldungen, mit der Ausstellung von Führungszeugnissen, Melde- und Lebensbescheinigungen, Kircheneintritten und -austritten sowie mit sogenannten Rückmeldungen zu tun.

• Für einen neuen Personalausweise ist eine Bearbeitungszeit von drei bis vier Wochen einzuplanen. Der „Perso“ kostet für Bürger bis 24 Jahre 22,80 Euro, für alle anderen 28,80 Euro.

• Ein Reisepass benötigt etwa fünf bis sechs Wochen, bis er ausgehändigt werden kann. Er kostet 37,50 Euro (bis 24 Jahre) beziehungsweise 60 Euro für alle anderen Bürger. - men

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