Schnelle, kontaktlose Kommunikation

Digitalisierung schreitet voran: Grafschaft Hoya will Kita-App testen

Die Kita-Info-App wird in Bruchhausen-Vilsen bereits eingesetzt. Anja Marks, Leiterin der Kita „Löwenzahn“, zeigt, wie das Tool aussieht. Die Samtgemeinde Hoya will nun ein ähnliches Konzept testen. archiv
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Die Kita-Info-App wird in Bruchhausen-Vilsen bereits eingesetzt. Anja Marks, Leiterin der Kita „Löwenzahn“, zeigt, wie das Tool aussieht. Die Samtgemeinde Hoya will nun ein ähnliches Konzept testen. archiv

Bücken – Dass die Umstellung auf digitale Kommunikationswege enorm wichtig ist, hat die Grundschule in Bücken früh erkannt. Die Samtgemeinde hat sich damit mehr Zeit gelassen.

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen und Institutionen regelrecht gezwungen, sich intensiv mit der Digitalisierung zu beschäftigen und diese voranzutreiben: Homeoffice-Plätze wurden eingerichtet und digitale Kommunikationswege geschaffen. Dass eine solche Entwicklung nicht nur in den aktuellen Zeiten enorm wichtig ist, hat die Kapitän-Koldeway-Grundschule in Bücken früh erkannt.

Die Samtgemeinde Grafschaft Hoya als Träger einiger Kindertagesstätten ließ sich damit etwas mehr Zeit, schreitet jetzt jedoch direkt mit großen Schritten voran. Denn: „Die Einführung einer Kita-App ist in Planung“, verrät Britta Grohs, zuständig für die Kindertagesstätten.

Wie uns eine Leserin berichtete, habe die Schule in Bücken vorerst ihre Kommunikation über die sogenannte Postmappe – wie sie in vielen Einrichtungen üblich ist – abgewickelt. „Technisch gesehen erfüllt die Mappe den Zweck eines Exchange-Servers“, erklärt die Mutter, deren zwei Kinder in Bücken in die Schule sowie in den Kindergarten gehen. Das habe zunächst auch sehr gut funktioniert. Alle Zettel wie Einladungen zu Elternabenden oder sonstige relevanten Informationen packten die Lehrer in der Schule in die Postmappe, anschließend wurde diese zuhause wieder herausgeholt, gegebenenfalls Dokumente unterschrieben und zurück in den Umschlag gelegt, welchen die Kinder dann wieder zurück mit in die Schule nahmen. „Ein super System. Bis vergangenes Jahr Corona kam“, meint die Leserin. Pandemiebedingt mussten die Lehreinrichtungen zeitweise ins „Szenario C“ wechseln, womit auch die Kommunikation über die Postmappe weitestgehend eingestellt wurde.

Doch Schulleiter Joachim von Lingen zögerte nicht lang und sammelte bereits zu Beginn der Krise E-Mail-Adressen ein, um die Kommunikation auf digitalem Weg weiterführen zu können. So hätten Homeschooling-Aufgaben und Infos des Kultusministeriums die Eltern per E-Mail-Verteiler erreicht, berichtet die Leserin weiter.

„Wir brauchen stabile Kommunikationswege, nicht nur in diesen Zeiten, und wir sind froh über jeden Weg, der funktioniert“, sagt der Schulleiter. Die Digitalisierung sei keine „Sache von heute auf morgen“ und noch immer in vollem Gang. Die Umstellung von der „Zettelwirtschaft“ auf digitale Kommunikation findet die Mutter aus Bücken sehr gut. „Ich schätze schnelle und direkte Wege. Diesbezüglich kann ich sicherlich auch für viele Eltern sprechen und sagen, dass dies eine sehr gute Entscheidung war.“

Zusätzlich gebe es jetzt noch ein weiteres digitales Tool, und zwar die „Schulcloud“, eine Software, die mit Kommunikationsprogrammen wie Teams und Slack ausgestattet ist. „Dort kann direkt im Chat mit einer Lehrkraft kommuniziert werden. Auch private Nachrichten sind möglich, ähnlich wie bei WhatsApp, aber mit einem hohen Sicherheitsstandard“, erklärt die Mutter aus Bücken das Konzept. Zudem könnten über diese Plattform Push-Mitteilungen verschickt werden, die beispielsweise kurzfristig an die Mitnahme des Sportbeutels erinnern würden. Schulleiter Joachim von Lingen ist ebenfalls froh über die schnelle Umsetzung der digitalen Tools, äußert jedoch auch Bedenken: „Die Umstellung wird, denke ich, sehr unterschiedlich wahrgenommen. Einige Eltern sind vielleicht nicht so internetaffin, andere wiederum kommen gut damit klar. Zudem könnte es gerade für Familien mit mehreren Kindern schwierig sein, wenn sie beispielsweise nur einen Computer zur Verfügung haben“.

Ganz ohne Papier geht es daher nicht. Die Kommunikation über die Postmappe werde daher auch weiterhin parallel zu den digitalen Tools genutzt. Auch der Koldeway-Schulplaner, ein individuelles Hausaufgabenheft, in das Lehrer Anmerkungen schreiben können, werde nicht abgeschafft. „Das ist ein netter und praktischer Weg der Kommunikation. Den ich auch sehr schön finde“, meint die Leserin.

Mehr Zeit für die Umstellung auf digitale Kommunikationswege ließ sich hingegen die Samtgemeinde als Träger einiger Kindertagesstätten. Lange Zeit setzte diese in den Einrichtungen auf den Austausch von Papierdokumenten. „Die Erzieher legten die Zettel ins Fach der Kinder, aber während der Pandemie gingen die auch nur sporadisch in den Kindergarten“, erläutert die Mutter aus Bücken das Problem. „Man erfährt fast nichts und ist darauf angewiesen, in den WhatsApp-Gruppen der entsprechenden Kita-Gruppe zu sein. Aber es haben auch nicht alle Eltern ein Interesse daran, ihre Handynummer mit etlichen fremden Menschen zu teilen“, führt sie aus.

Trotzdem lief der schnelle Informationsfluss bisher ausschließlich über inoffizielle WhatsApp-Gruppen und es habe viele Ereignisse gegeben, die eine kurzfristige Information der Eltern erforderten wie die Schließung und Öffnung, ein Corona-Ausbruch oder die Betreuungszeiten. „Ich betrachte WhatsApp-Gruppen nicht als offiziellen Kommunikationskanal der Samtgemeinde, denn in den Gruppen sind weder Erzieher noch Vertreter der Verwaltung“, meint die Leserin. Trotzdem habe sich an der Kommunikationsform seit über einem Jahr nichts geändert. „Wir fragen uns seit einem Jahr, warum sammelte die Samtgemeinde nicht einfach die E-Mail-Adressen ein? Wir erwarten keine Kita-App wie sie bereits von anderen Einrichtungen genutzt wird“, fügt sie hinzu.

Das lange Warten auf elektronische Post hat nun endlich ein Ende. Denn die Samtgemeinde ist nach der kurzfristigen Verhängung des „Szenario C“ aktiv geworden und hat die Kommunikationsprobleme in Angriff genommen. Wie aus einem Schreiben der Samtgemeinde hervorgeht, bittet diese nun die Eltern, deren Kinder die Kitas „Kleine bunte Welt“ in Eystrup, „Sterntaler“ in Bücken und „Waldwichtel“ in Hoyerhagen besuchen, um ihre E-Mail-Adressen, damit ihnen schnellstmöglich Informationen und Unterlagen übersendet werden können.

„Der Kontakt über WhatsApp ist uns aus datenschutzrechtlichen Gründen verboten“, erläutert Britta Grohs auf Nachfrage. Über die neue Kommunikationsmöglichkeit freut sich auch die Leserin, allerdings hält sie diesen Schritt für etwas verspätet: „Man schaut auf das Datum des Briefes: 29. April 2021 – nicht 2020! Es hat über ein Jahr Pandemie und die Initiative von Eltern gebraucht, damit die Verwaltung endlich einen modernen und kontaktlosen Kommunikationsweg bestreiten will. Halleluja!“

Aber warum hat das eigentlich so lange gedauert? „Anfang der Pandemie dachten alle noch, dass sich die Lage schnell wieder beruhigt“, erläutert Britta Grohs. In den Anfängen habe die Samtgemeinde daher den direkten Kontakt zu den Eltern auf postalischem Weg gesucht. Darüber hinaus gebe es seit 2020 die Möglichkeit, über das Kitaverwaltungsprogramm zu kommunizieren, so Britta Grohs. Nun kämen die E-Mail-Adressen hinzu. Aber die Samtgemeinde setzt noch einen drauf: Eine Kita-App ist in Planung. „Es gibt eine Einrichtung, die sich bereits gut informiert hat und die zunächst als Piloteinrichtung gelten soll“, meint Britta Grohs. Das Problem an einer App sei, dass die Nutzung freiwillig wäre.

„Wir können die für Eltern nicht verpflichtend machen, weswegen wir auch weiterhin parallel den postalischen Weg fahren wollen. Aber wir wollen es auch unabhängig von der Corona-Pandemie auf jeden Fall probieren.“ Voraussichtlich sei das Tool bereits zu Beginn des nächsten Kitajahres eingerichtet. Aber: „Für so etwas braucht man Zeit und gerade in diesen Zeiten ist es schwierig, etwas komplett neu zu organisieren“, merkt Britta Grohs an. Die App sei für die Samtgemeinde als Träger kostenpflichtig, sodass zukünftig geschaut werden müsse, wie sich Kosten und Nutzen im Verhältnis zu- einander setzen lassen. Darüber hinaus handle es sich bei dem Vorhaben nicht um einen einmaligen Schritt, „auch die Pflege ist wichtig, weswegen die App mit einem großen organisatorischen Aufwand verbunden ist“.

Die zweifache Mutter aus Bücken ist von diesen Plänen begeistert. „Ich fände so ein Tool super praktisch und es schafft noch mehr Transparenz. Womöglich könnten dort auch Essenspläne hinterlegt werden oder die Krankmeldung mit nur wenigen Klicks abgewickelt sein“, betont sie die Vorteile.

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