„Zu viel Persönliches im Job“

Für Dörte Tölle ist der Computer keine Konkurrenz

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Blick in die Unterlagen: Sekretärin Dörte Tölle und Bürgermeister Niels Thomsen arbeiten eng zusammen. Der Computer könne das nicht leisten, finden sie.

Stuhr - Von Andreas Hapke. „Frau Müller zum Diktat“ – das fällt Dörte Tölle ein, wenn man sie nach Vorurteilen gegenüber Sekretärinnen befragt. „Oder dass man den ganzen Tag Kaffee durch die Gegend trägt.“ Sie muss es wissen: Seit elf Jahren ist die 49-Jährige im Sekretariat des Verwaltungsvorstands der Gemeinde Stuhr tätig und arbeitet in dieser Funktion dem Bürgermeister Niels Thomsen zu.

Zuvor war sie in vergleichbarer Funktion in der freien Wirtschaft angestellt. Ob es ihren Beruf vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung noch in zehn Jahren gibt, wollten wir von ihr wissen – und erhielten eine unmissverständliche Antwort: „Ja“.

Nach einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey vom November 2017 (übersetzt: „Was die Zukunft der Arbeit für Jobs, Fähigkeiten und Gehälter bedeutet“) werden bei den Sekretärinnen bis 2030 bis zu 14 Prozent der Stellen wegfallen. Hauptsächlich liege das in der Konkurrenz von intelligenten Computerprogrammen begründet. Diese würden vor allem Routinearbeiten, etwa langwierige Terminabstimmungen, übernehmen.

Dazu hat Dörte Tölle einiges zu sagen: „Es ist ja nicht so, dass es noch keinen Computer gab, als ich hier anfing“, erzählt sie. Und sie habe sich in dieser Zeit auch offen für digitale Errungenschaften gezeigt, zum Beispiel Terminabstimmungen per Doodle. Über diese Plattform kann eine Gruppe von Leuten online eine Terminabsprache treffen, indem passende Daten angeklickt werden.

Ganz viel Kommunikation dabei

Ergebnis laut Tölle: „Zehn Vorschläge, keine 100-prozentige Übereinstimmung, kein Termin.“ Also habe sie das Telefon in die Hand genommen und die Personen angerufen. „Innerhalb einer Stunde hat das geklappt. Manchmal steckt eine Dringlichkeit hinter einem Termin, die man nur über die persönliche Ansprache mitteilen kann.“

Überhaupt beinhalte ihr Job ganz viel Kommunikation, nicht nur mit dem Bürgermeister, sondern auch innerhalb des Rathauses. Letzteres, um zum Beispiel die für Sitzungen benötigten Unterlagen aus den Fachdiensten zusammenzustellen. Zur Vorbereitung der Treffen gehöre es ebenso, Räume zu suchen, das technische Equipment zusammenzustellen, „und ja, Kaffee zu kochen“, sagt sie und lacht.

Bei Dörte Tölle laufen auch die an Thomsen gerichteten Anrufe auf. „Irgendwie denken die Leute, wenn sie die 200 am Ende wählen, sind sie richtig.“ In solchen Fällen könne sie häufig einen Rückruf des zuständigen Fachbereichs vermitteln. 

„Wenn es sich um eine Baugenehmigung handelt, hat der Bürgermeister ja gar keine Akten. Da ist der Bürger bei der Baubehörde besser aufgehoben“, sagt Dörte Tölle. Häufig gehe es in den Telefonaten um Nachbarschaftsstreitigkeiten. „Man muss ein offenes Ohr haben, strukturiert arbeiten, flexibel reagieren“, beschreibt sie das Anforderungsprofil.

Der Draht ist kurz, die Tür immer geöffnet

Die Sekretärin kümmert sich auch um die repräsentativen Termine der stellvertretenden Bürgermeisterinnen. Wer hat Zeit für ein Grußwort beim Neujahrsempfang eines Vereins? Wer im Rathaus kann Informationen dafür zusammentragen? „Dann bestätige ich die Teilnahme.“

90 Prozent ihrer Tätigkeit, schätzt Dörte Tölle, steht in unmittelbarem Zusammenhang mit den Aufgaben Niels Thomsens. Hat er einen auswärtigen Termin, klärt sie, wie lange die Fahrt voraussichtlich dauern wird. Ist eine Übernachtung notwendig, bucht sie das Hotelzimmer. Der Draht zwischen den beiden ist kurz, die Tür immer geöffnet. „Für eine solche Zusammenarbeit muss die Chemie stimmen“, sagt sie. „Es fällt so viel Persönliches dabei an, das kann ein Computer gar nicht leisten.“

Allerhöchstens kann Dörte Tölle sich vorstellen, dass Sekretärinnen in Folge von Erleichterungen durch die Arbeit mit Computern künftig die eine oder andere Aufgabe mehr von ihren Kollegen übernehmen. Sie selbst kümmere sich um die Wahlen der Schöffen und Schiedspersonen, betreue die Ehrenamtlichen und rechne die Einsätze mit dem Amtsgericht ab.

Tölle fängt vieles auf

Kürzlich hat sie einem Handwerker auf der Walz das ihm zustehende Zehrgeld besorgt, während der Mann beim Bürgermeister vorgesprochen hat. In Erinnerung an diese Begebenheit muss Thomsen schmunzeln. „Trotz aller Medien wollen die Leute ständig etwas vom Bürgermeister“, sagt er. Und er habe den Anspruch, erreichbar zu sein, wenn nicht persönlich, dann über Dörte Tölle. „Sie fängt vieles auf. Das lässt sich bei aller digitalen Entwicklung nicht ersetzen.“

Bei seinen Terminen gehe es zu 60 Prozent um den Inhalt, um 40 Prozent um das Drumherum, um das sich Dörte Tölle kümmere. „Sie sorgt dafür, dass ich die Termine entspannt wahrnehmen und mich voll auf die Sache konzentrieren kann.

Vollständig verschwinden wird der Beruf auch laut Mc-Kinsey-Prognose nicht. Dazu trägt das Unternehmen selbst bei. Es sucht für Büros in Deutschland und Österreich sogenannte Partner Assistants. „Als rechte Hand Ihres Vorgesetzten übernehmen Sie die Terminplanung, buchen alle Reisen und unterstützen verantwortungsvoll und vorausschauend das Tagesgeschäft. Sie organisieren Meetings, Telefon- und Videokonferenzen, führen die (E-Mail-)Korrespondenz“, heißt es in der Aufgabenbeschreibung. Hört sich nach der klassischen Sekretärin an.

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