Tausende Akten eingescannt

Der digitale Weg ins Rathaus

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Auf dieser Internetseite finden die Bürger die digitalen Dienstleistungsangebote der Stadt Diepholz, zeigen Michael Klumpe (links), allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters, und IT-Leiter Mischa Berg.

Diepholz – Klassische Briefe sind immer noch willkommen. Und das persönliche Gespräch im Rathaus sowieso. Aber wer lieber mit Smartphone, PC oder Laptop kommuniziert, kann bei der Diepholzer Stadtverwaltung auch Sonntagsnachmittags oder mitten in der Nacht einen Kindergartenplatz reservieren oder eine Urkunde aus dem Einwohnermeldeamt bestellen. Und vieles mehr. Die Stadtverwaltung hat in den vergangenen drei Jahren viele Bereiche digitalisiert, bietet damit einen zeitgemäßen Service für Bürger und optimierte Arbeitsabläufe. Viel Arbeit und viele Investitionen stecken dahinter.

Michael Klumpe, allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters im Rathaus, und Mischa Berg, IT-Leiter der Stadtverwaltung, erläuterten das am Donnerstag unserer Zeitung.

Der digitale Weg ins Rathaus führt über den Internetauftritt der Stadt www.stadt-diepholz.de. Die Startseite wurde vor einigen Monaten aufgeräumt und technisch angepasst. Die Inhalte sind nun gleichermaßen für PC, Smartphone, Laptop und Tablet geeignet. Auf der zuvor recht überfrachteten Startseite sind jetzt nur aktuelle Veranstaltungen und weiterführende Buttons zu finden. „Online Angebote – Digitale Dienstleistungen“ heißt der Bereich, den Nutzer anklicken müssen, um Dienstleistungen zu nutzen oder sich für Aktionen – wie das derzeit laufende Kinder-Ferienspaßprogramm – anzumelden.

Bislang schon online sind: Kita-Anmeldung, Geburts- und Sterbeurkunde, Fundsachen suchen, digitales „Knöllchen“, Video-Podcast des Bürgermeisters, digitales Bezahlen, Bürgerinfoportal (Informationen über politische Sitzungen), Wahlschein-Antrage, und interaktiver Haushalt.

Als Nächstes packt die Verwaltung die Bereiche An-, Um- und Abmeldung von Gewerbe, Meldebescheinigungen und Melderegister-Auskunft an.

Aktenordner wurden schon eingescannt. Bürgermeister Florian Marré, Verwaltungs-Mitarbeiter Norbert Rauer und Vertreter der Fachfirma (v. l.).

„Alle Mitarbeiter werden dabei mit einbezogen“, betont Michael Klumpe. Auch die bisherige Digitalisierung sei von Projekt-Teams im Rathaus erarbeitet worden.

Nicht nur der Bürger soll von der Verwaltungs-Digitalisierung etwas haben, sondern auch die Verwaltung selbst will ihre Abläufe optimieren und schneller machen. Dazu wurden bislang 950 Ordner voller Akten mit Informationen über Straßen, Kanäle, Brücken und „verkehrsrechtliche Anordnungen“ durch eine Fachfirma eingescannt und liegen nun digital vor. Jeder autorisierte Mitarbeiter der Stadtverwaltung kann die Informationen aus den Akten von überall und rund um die Uhr mit Smartphone, Laptop oder anderen Endgeräten über eine gesicherte Internetverbindung abrufen – ob in einer Sitzung oder auf einer Baustelle beispielsweise.

Als nächstes werden die Baugenehmigungsakten digitalisiert. Das sind etwa 5700 Ordner voll. Die Papierakten werden anschließend vernichtet.

Michael Klumpe gibt zu, dass die Stadt Diepholz da kein Vorreiter ist: „Die Gemeinde Wagenfeld beispielsweise hat damit schon gute Erfahrungen gemacht.“

Zwei Räume im Diepholzer Rathaus sind dadurch frei geworden. Dieser gewonnene Platz wird für die vier Auszubildenden der Verwaltung gebraucht. Die Stadt bildet mehr als früher aus, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.

Auch das Zahlen von Gebühren und „Knöllchen“ kann bei der Stadt Diepholz nun per Onlinebanking beziehungsweise über Bezahldienste erfolgen.

Michael Klumpe: „Allein in den letzten zwölf Monaten wurde in 375 Fällen online eine Leistung bezahlt. Es gab also fast zwei zahlungspflichtige Onlineanträge beziehungsweise Leistungen pro Werktag. Hinzu kommen viele weitere nachgefragte Onlineleistungen, die nicht zahlungspflichtig sind.“

Die Stadt Diepholz forciert die Digitalisierung um für weitere Anforderungen gewappnet zu sein. Ganz umhin kommen würde sie um die Umstellung nicht. Das „Onlinezugangsverbesserungsgesetz“ sieht vor, dass bis 2022 möglichst alle Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen online angeboten werden sollen. Der in dem Bundesgesetz angestrebte Idealzustand ist, dass der Bürger über einen Zugang beziehungsweise in Konto – ähnlich wie bei Online-Händlern – alle Dienstleistungen abrufen kann, egal ob die Kommune, der Landkreis, das Land oder der Bund zuständig ist.“

Bis dahin ist es noch ein langer Weg“, schätzt Mischa Berg, IT-Leiter der Diephozer Stadtverwaltung, die momentane Situation ein.. Auch Michael Klumpe sieht nicht nur technische Herausforderungen, sondern auch die unterschiedliche Zuständigkeiten als Hindernis. Als Vorreiter in der Digitalisierung seien Dänemark und Estland da weiter als Deutschland.

Michael Klumpe ist wichtig: „Der digitale Zugang zum Rathaus ist ein zusätzliches Angebot. Das persönliche Gespräch ist uns immer noch am liebsten.“

Die Stadt Diepholz hat insgesamt 140 Mitarbeiter – 70 in der Verwaltung und 70 weitere unter anderem auf dem Bauhof, in der Mediothek und in Schulsekretariaten. Auch Reinigungskräfte gehören dazu. Viele arbeiten in Teilzeit. Michael Klumpe, allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters im Rathaus: „Wenn wir die Zahl der Köpfe auf Vollzeitstellen herunterrechnen, kommen wir auf etwa 100.“

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