Flow statt Frust

Wie Deadlines uns die Arbeit erleichtern

Unrealistische Deadlines
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Was bringen Deadlines wirklich? Nur wer sie richtig setzt, kann bei der Arbeit von den Fristen profitieren.

Kurz vor Abgabe einen Endspurt einlegen und dann das Gefühl genießen: „Geschafft!“ Deadlines können unsere Leistung im Job steigern. Manchmal sorgen sie aber nur für Stress. Wie plant man smart?

Lübeck - Wer zur Aufschieberitis neigt, bekommt oft zu hören: Setzen Sie sich eine Frist, arbeiten Sie mit Deadlines! So weit, so gut.

Aber wenn man ehrlich ist, weiß man insgeheim ja doch, dass eine solche Deadline auch im Job häufig nicht unaufschiebbar ist und nimmt sie vielleicht nicht allzu ernst. Auf der anderen Seite: Wird eine sehr knappe Frist von oben festgelegt, sorgt das für Stress und mitunter auch für Frust. Ist es überhaupt sinnvoll, mit dieser Methode zu arbeiten? Zwei Arbeitsforscherinnen erklären die Psychologie hinter den Deadlines.

Deadline macht's möglich: Im Endspurt zum Ziel

Hannah Schade, Mitarbeiterin am Leibniz-Institut für Arbeitsforschung an der Technischen Universität (TU) Dortmund, sagt: Gerade in Zeiten von Corona sei Struktur enorm wichtig. Wer zu viele Freiheiten hat, verzettele sich oft leicht: „Deadlines bringen Struktur in das Sammelsurium an To-dos.“

Eine Übersicht der To-dos ist hilfreich, um Deadlines einhalten zu können.

Außerdem ermöglichen Deadlines einen Endspurt. „Wenn man weiß, dass die Arbeit mit der Abgabe zum Zeitpunkt X vorbei ist, kann man seine Produktivität oft noch steigern“, sagt Schade. Wenn es diesen Endpunkt nicht gibt, seien Menschen weniger produktiv.

Wer sehr hohe Ansprüchen an die eigene Arbeit hat, für den ist eine Deadline außerdem eine gute Möglichkeit, irgendwann einen Punkt zu setzen statt immer weitere Verbesserungen anzustreben.

Daedlines in Zielsetzung einbetten

Allein mit dem Setzen einer Frist ist es aber nicht getan. Grundsätzlich sollten Deadlines in eine gelungene Zielsetzung eingebettet sein, sagt Corinna Peifer, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie am Institut für Psychologie der Universität zu Lübeck.

Die Zeit läuft: Sich realistische Deadlines zu setzen, kann konzentriertes Arbeiten fördern.

Dabei hilft das sogenannte SMART-Prinzip. Die fünf Buchstaben stehen für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Es sollte spezifisch festgehalten werden, was erledigt werden soll und wie das Endprodukt aussehen soll. Dazu sollten Eckpunkte festgelegt werden, um das Ergebnis daran messen zu können. Man sollte einen Sinn in der Aufgabe sehen, was sie attraktiv macht. Und die Deadline sollte realistisch gesetzt und klar terminiert sein.

„Wichtig ist vor allem, sich nicht zu viel vorzunehmen. Sonst ist eine Deadline demotivierend, sorgt für Stress und Frust“, sagt Peifer. Die Arbeit dürfe fordernd sein, auch Zeitdruck wirke sich zumindest kurzfristig durchaus positiv auf die Leistung aus - aber nur dann, wenn die Aufgaben trotzdem machbar erscheinen.

Arbeiten im Flow

„Ein Sprint zwischendurch ist okay, aber Erholungsphasen sind wichtig“, so Peifer, die auch zum sogenannten Flow-Erleben forscht. In einem solchen Flow tauchen wir tief in unsere Arbeit ein, sind sehr konzentriert und produktiv. Um diesen Zustand zu erreichen, helfen klare Ziele, die uns optimal fordern. Beitragen dazu kann eine realistische Deadline, zu der wir fertig werden wollen oder müssen.

Schade rät zu etwas, was in vielen Bereichen für mehr Verbindlichkeit sorgen kann: soziale Kontrolle. Man könne den Kollegen zum Beispiel eine Präsentation seiner Ergebnisse vorschlagen, bevor man das fertige Endprodukt abliefern muss. So ist auch noch Zeit, um mögliche Verbesserungsvorschläge einzuarbeiten.

Für Profis: Arbeiten mit der Doppeldeadline

Schade empfiehlt außerdem, immer einen Puffer einzuplanen, „und der sollte nicht der Feierabend und auch nicht das Wochenende sein.“ Besser sei es, sich selbst eine Art Doppeldeadline zu setzen, also einen Termin vor dem eigentlichen Abgabedatum festzulegen.

Und dieser Puffer sollte größer sein als man vielleicht denkt: „Man schafft nie so viel, wie man sich vornimmt“, sagt Peifer. dpa

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