Verarbeiten statt sichten

So lässt sich die E-Mail-Flut im Job bewältigen

Volles Postfach: Viele Arbeitnehmer werden mit E-Mails überhäuft. Foto: Andrea Warnecke
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Volles Postfach: Viele Arbeitnehmer werden mit E-Mails überhäuft. Foto: Andrea Warnecke

Um nicht dauernd einen riesigen Berg ungelesener E-Mails vor sich herzuschieben, sollten Berufstätige die Nachrichten systematisch abarbeiten. Sie haben dabei fünf Optionen.

Giengen an der Brenz (dpa/tmn) - «Sie haben 144 ungelesene Nachrichten in ihrem Postfach» - eine solche Nachricht lässt den Stresspegel vieler Arbeitnehmer in die Höhe schnellen. Den Überblick bewahren sie am besten, indem sie eingehende E-Mails verarbeiten, nicht nur sichten.

Wenn viele E-Mails im Posteingang stehen bleiben, bekämen Menschen schnell ein ungutes Gefühl, sagt Jürgen Kurz. Der Effizienzexperte empfiehlt daher, sich bei jeder Nachricht für eine von fünf Optionen zu entscheiden: löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren. Der Vorteil dieser Methode: Mit einer der ersten vier Optionen kann man die E-Mail als «erledigt» abhaken. Bei der letzten Variante kommt die Nachricht mit einem festem Bearbeitungstermin in die Aufgabenliste für den Tag oder für die Woche.

«Ein leerer Posteingang ist für die Menschen wie Weihnachten», sagt Kurz. Wenn nur noch Erinnerungen für terminierte Aufgaben aufleuchten, sinke die Angst, die ein überquellendes Postfach oft auslöst.

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