Kosten senken: So setzen Sie den Rotstift richtig an

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Ihr Unternehmen hat zu viele Ausgaben und macht zu wenig Gewinn? Indem Sie Kosten senken, bringen Sie Ihre Bilanzen wieder ins Lot. Mit unseren Tipps gelingt Ihnen das.

Zu viele Meetings, umständliche Abstimmungen – häufig entstehen in Unternehmen Ausgaben durch ineffiziente Arbeitsprozesse. Wollen Sie in Ihrer Firma Kosten senken, helfen eine gründliche Analyse und unsere Tipps. Lesen Sie, wie Sie mit kleinen Änderungen große Aufwände reduzieren.

Kosten senken durch Outsourcing

Nicht immer ist es effizient, alle Unternehmensprozesse intern abzuwickeln. Indem Sie bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister „outsourcen“, sprich auslagern, reduzieren Sie Aufwände innerhalb Ihrer Firma. So sparen Sie sich Zeit und Personal. Damit schaffen Sie wiederum Ressourcen für andere Aufgaben und können sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Das macht Ihr Unternehmen leistungsfähiger.

Wollen Sie Kosten senken, beauftragen Sie spezialisierte Agenturen oder Zulieferer. In die klassischen Bereiche, die für Outsourcing in Frage kommen, fallen:

  • Ihr Kundenservice,
  • Ihre Buchhaltung und Rechtsabteilung,
  • Ihre IT- oder
  • Ihr Marketing.

Eröffnen Sie zum Beispiel einen Online-Shop, brauchen Sie ein Kundencenter, das Fragen von Käufern beantwortet oder mögliche Reklamationen bearbeitet. Zudem müssen Sie die bestellte Ware verschicken und die Zahlungen protokollieren. Fehlen Ihnen dafür das nötige Know-how oder Personal, hilft es, diese Aufgaben an ein Callcenter sowie Dienstleister für Logistik und Buchhaltung auszulagern.

Klar, für diesen Service müssen Sie bezahlen, dennoch gilt: Sparen Sie mindestens 20 Prozent der Kosten ein, lohnt sich Outsourcing. Manche Unternehmensaufgaben wie etwa die Steuerberatung werden ohnehin nur selten im Jahr relevant – ein eigener festangestellter Mitarbeiter dafür kostet Sie viel Geld.

Kleine Ausgaben zusammenfassen und Ressourcen sparen

Kleinvieh macht bekanntlich auch Mist: Büromaterial, Druckerpapier oder Verpflegung für Ihre Mitarbeiter belegen als einzelne Posten die hinteren Plätze Ihrer Aufwände. Zusammen genommen ergeben Sie allerdings doch einen großen Betrag, der Ihre Finanzen belastet. Das muss nicht sein.

Ihre Kosten senken Sie, indem Sie bisherige Vereinbarungen und Prozesse auf den Prüfstand stellen und optimieren. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel an, künftig weniger Dokumente auszudrucken. Handeln Sie mit einer Hotelkette einen Nachlass aus und schicken Sie Mitarbeiter auf Dienstreisen ausschließlich in Unterkünfte dieser Kette. Verschlanken Sie zudem Bestellvorgänge. Stimmen Sie dazu verschiedenen Abteilungen aufeinander ab, um in Form einer Großbestellung bessere Preise für Büromaterial auszuhandeln.

Das Gleiche gilt für Bestellungen, die die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter betreffen. Kaufen Sie Getränke in großer Stückzahl ein, um Geld zu sparen. Beziehen Sie künftig Kaffee im Abo, anstatt jeden Monat neu zu ordern. So nutzen Sie Einsparpotenziale und profitieren von geringeren Ausgaben.

Ineffiziente und überflüssige Abläufe optimieren

Viel geredet, wenig beschlossen – kennen Sie das? In jedem Unternehmen verbringen Sie viel Zeit in Meetings und Konferenzen. Laut einer aktuellen Studie wenden Führungskräfte ein Drittel ihrer Arbeitszeit für Besprechungen auf – gut die Hälfte davon enden ohne Ergebnis.

Überlegen Sie daher, wie Sie Meetings effizienter machen. Verkürzen oder streichen Sie Termine, die kaum produktiv sind, aber viel Zeit kosten. Legen Sie Konferenzen abteilungsübergreifend zusammen, um Ihre Angestellten von vielen einzelnen Terminen zu entbinden. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, sich besser vorzubereiten und legen Sie eine Agenda fest, die Sie im jeweiligen Meeting konsequent abarbeiten. So schaufeln Sie Ressourcen frei, die Sie und Ihre Beschäftigten besser für Kernaufgaben im Unternehmen nutzen.

Ihre Kosten senken Sie zudem, indem Sie Ihre Bilanzen regelmäßig auf unnötige Ausgaben kontrollieren. Brauchen Sie wirklich vier verschiedene betriebliche Versicherungen, die Sie viel Geld kosten? In welchen Bereichen sind Anforderungen gesunken? Vielleicht lohnt sich der Einsatz einer Software, um etwa interne Abläufe im Personalmanagement oder innerhalb von Projektteams zu standardisieren. Nehmen Sie sich die Zeit, um ineffiziente Prozesse zu prüfen und zu optimieren – es zahlt sich aus.

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