Der Profi-Plan für Eure Party

+

In Eurer Kleinstadt ist nie was los, in Eurer Stufenkasse herrscht Ebbe, aber Ihr wollt endlich mal wieder auf eine gute große Party gehen und richtig feiern? Dann organisiert das Ding doch einfach selber! Worauf Ihr achten müsst, erklärt Eventmanager Hendrik Söhn aus Langwedel.

Erste Überlegungen 

Bevor Ihr Euch auf die Organisation stürzen könnt, müsst Ihr erst mal festlegen, wie Eure Zielgruppe aussieht. Wollt Ihr eine Party für Schüler organisieren oder für alle Altersgruppen? Was soll der Aufhänger für die Veranstaltung sein? Ihr braucht nämlich ein greifbares Thema wie zum Beispiel eine Musikrichtung, ein Motto oder einen Künstler, der im Mittelpunkt der Party steht. Eure Veranstaltung muss sich in irgendeiner Art und Weise absetzen und sich gegen die riesige Flut von anderen Feiern durchsetzen. Außerdem solltet Ihr Euch überlegen, für wie viele Leute die Party sein soll. Davon hängt die Größe der Location ab, die Anzahl der Sicherheitsleute, die Getränkemengen – ach, einfach alles.

Hendrik Söhn

Der DJ

Sucht unbedingt einen aus, der kein Egoding durchzieht und sich nicht als Künstler oder Trendsetter fühlt, sondern drauf achtet, was die Gäste hören wollen. Finden nämlich die Leute auf der Party die Musik scheiße, hauen sie früher ab, und Ihr verkauft weniger Getränke. Darum ist es immer besser, wenn Euer DJ schon Erfahrung mit dem Auflegen hat.

Die Werbung

Mindestens drei Monate vor Eurer Veranstaltung solltet Ihr mit der Werbung beginnen. Bei Facebook: Erstellt eine „öffentliche Veranstaltung“, zu der Ihr schon mal gleich alle Eure Freunde und Bekannten einladet. Plakate und Flyer: Werbung wirkt am besten, wenn man das Datum, die Location und das Motto gleich auf einen Blick erkennen kann. Packt nicht zu viel Informationen drauf, denn alles, was Ihr selbst aus zwei oder drei Metern Entfernung nicht seht, nimmt auch keiner wahr, der am Plakat vorbeifährt oder geht. Flyer könnt Ihr auch gut zielgruppenorientiert verteilen: Bei der Jahrgangsparty, vorm Kino, auf dem Schulhof oder in Jugendhäusern. Zeitung: Sprecht die Lokalredaktion in Eurer Stadt an und stellt Euch und Eure Party vor.

Sicherheit

Ohne Security geht’s nicht. Gerade, wenn es alkoholische Getränke zu kaufen gibt, fangen immer wieder besoffene Leute Schlägereien an, treten Mülleimer um oder lassen sich sonst einen Scheiß einfallen. Man kann ungefähr rechnen, dass man für 100 Gäste einen Sicherheitsmann braucht. Ein Security-Service kümmert sich auch um den Einlass. Bei größeren Partys ist es sinnvoll, einen Eingang für Gäste über und einen für Gäste unter 18 Jahre zu machen. Sprecht mit der Security-Firma, die kann Euch beim Sicherheitskonzept für die Party helfen.

Versicherung

Fast jeder Versicherer bietet mittlerweile eine Veranstalterhaftpflicht an. Die braucht man, weil es fast immer Schäden gibt. Wenn irgendwelche Idioten zum Beispiel das Klo verstopfen, eine Jacke aus der Garderobe klauen oder eine Scheibe einwerfen, dann übernimmt diese Versicherung die Kosten. Und die können schon mal in die Hunderttausende gehen.

Jugendschutz

 Muss man ja auch dran denken. Aufbleiben: Unter 14 Jahren darf man nur bis um 22 Uhr auf „Tanzveranstaltungen“ gehen, wie es so schön im Jugendschutzgesetz heißt. Teenager zwischen 14 und 18 dürfen bis 24 Uhr bleiben. Als Veranstalter müsst Ihr dafür sorgen, dass alle unter 18 Jahren einen anderen Stempel oder ein anderes Bändchen am Eingang bekommen als Volljährige. So kann das Thekenpersonal direkt sehen, an wen es keinen Alkohol ausschenken darf und muss nicht jedes Mal den Perso verlangen. Ausnahme: Mit „Muttizettel“ dürfen über-16-Jährige auch länger als 24 Uhr bleiben. Das Dokument ist gerade für Stufenpartys sehr praktisch. Ihr findet es im Internet. Einfach ausdrucken und die Eltern unterschreiben lassen, dass sie die „Erziehungsaufgabe“ für den Abend an eine volljährige Person übertragen. So können auch 16-Jährige schon die Nacht durchfeiern – und Ihr als Partyveranstalter macht mehr Umsatz. Alkohol: Der Veranstalter hat eine Fürsorgepflicht, dass erst ab 16 Jahren Bier, Sekt und Wein getrunken werden darf und kein Gast unter 18 Jahren Wodka oder härtere Sachen bekommt. Wenn das Ordnungsamt Minderjährige mit hartem Alkohol erwischt, muss derjenige, der ihn ausgeschenkt hat, Strafe zahlen.

Party anmelden

… bei der Stadtverwaltung:  Jede öffentliche Veranstaltung, bei der Getränke ausgeschenkt werden, muss bei Eurer Gemeinde oder Stadt angemeldet werden. Ihr müsst eine Anzeige nach § 2 des Niedersächsischen Gaststättengesetzes stellen. Klingt komisch, ist aber Pflicht. Ein Vertreter der Stadt bestätigt Eure Gaststättenanzeige mit einer „Auflagenverfügung“. Lasst Euch von diesen Worten nicht verunsichern. Diese Verfügung ist wie eine Checkliste, an was Ihr aus städtischer Sicht denken müsst: Lärm- und Jugendschutz, Sicherheitsfirma, Fluchtwege freihalten. Um die Genehmigung zu bekommen, müsst Ihr allerdings ein polizeiliches Führungszeugnis und eine Bescheinigung vom Finanzamt bei der Stadtverwaltung einreichen.

 … bei der Polizei: Es ist nicht Pflicht, der örtlichen Polizei Bescheid zu geben, für wann Ihr eine öffentliche Feier organisiert. Aber Ihr könnt Euch damit Ärger ersparen. Wissen die Beamten nämlich Bescheid, können sie sich bei Dienstbeginn schon darauf einstellen, dass es eventuell zu Einsätzen kommt und es Anrufe oder Beschwerden aus der Umgebung der Feier geben könnte. … bei der Feuerwehr: Die Brandschutzbestimmungen sehen vor, dass je nach Größe der Veranstaltung mehrere Feuerwehrleute anwesend sein müssen. Sie achten darauf, dass die Fluchtwege frei sind, dass kein Feuer ausbricht und haben auch eine Grundausbildung in Erster Hilfe. Fällt jemand unglücklich oder schneidet sich, wissen sie, was zu tun ist. Informiert Euch vorab, welchen Stundenlohn die Feuerwehrleute für den Brandschutz bekommen! Habt Ihr Freunde in der Feuerwehr, können die eventuell auch die Feuerwehrmänner unterstützen, und Ihr könnt etwas Geld sparen.

 … bei der Gema (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte). Je nach Veranstaltung, Höhe des Eintritts, Art der Musik und der Location-Größe müsst Ihr Gema-Gebühren bezahlen. Die Gema ist eine Verwertungsgesellschaft, die das Urheberrecht von Künstlern schützt.

Finanzierung

 Zum einen finanziert sich eine Party über den Eintrittspreis, der aber nicht zu hoch sein darf. Sechs Euro sind Standard an einem normalen Wochenende. Zum anderen kann man versuchen, Sponsoren zu gewinnen. Man bietet den Geschäftsleuten zum Beispiel Werbung auf Plakaten, Eintrittskarten oder einen Infostand auf der Party an, wofür sie dann eine bestimmte Summe bezahlen. Aber auch materielles Sponsoring hilft gut: Man kann zum Beispiel einem Bierproduzenten anbieten, dass sein Logo aufs Plakat kommt und er dafür 50 Liter Freibier liefert. Oder eine Firma bezahlt den Flyerdruck und darf dafür ihr Logo auf die Rückseite drucken. Überlegt Euch eine kreative Kooperation!

Technik

Licht- und Tontechnik bekommt man bei einem Veranstaltungstechniker. Vorher solltet Ihr aber mit dem Hallenwart oder Vermieter besprechen, wie viel Technik schon im Veranstaltungsraum installiert ist. Vielleicht braucht Ihr dann gar nicht mehr viel dazu zu mieten. Aber natürlich: Unbedingt vorher genau überprüfen, ob und wie alles funktioniert!

Bewirtung

Getränke: Bier, Wodka, Cocktails – endlich könnt Ihr mal bestimmen, was es für Getränke gibt! Aber, Tipp vom Profi: Überlegt Euch gut, ob Ihr Euch wirklich selbst um den Ausschank kümmern wollt. Denn selbst, wenn Ihr nur an einem einzigen Abend im Jahr Getränke verkaufen wollt, müsst Ihr bei der Stadtverwaltung eine gaststättenrechtliche Anzeige einreichen. Außerdem braucht Ihr genügend – und auch gutes – Thekenpersonal. Eure Gäste dürfen ja nicht lange auf Ihre Getränk warten und müssen so viel wie möglich bestellen, damit der Umsatz stimmt. Je schneller das Team arbeitet, desto mehr Gläser gehen über die Theke. Lange überlegen geht nicht. Und vergesst nicht, dass Ihr auch Leute zum Becherspülen braucht.

Papp- oder Plastik-Becher: Auch wenn Gläser besser in der Hand liegen – verzichtet drauf! Je später der Abend wird, desto mehr Leute lassen Gläser fallen. An den Scherben kann man sich verletzen, und die kaputten Gläser müsst Ihr auch noch bezahlen. Also: Nehmt lieber gleich Becher.

Getränkelieferant: Guckt unbedingt genau, was im Mietvertrag steht, denn an vielen Veranstaltungsorten kann man sich seinen Lieferanten nicht frei aussuchen. Informiert Euch vorab, ob Euer Lieferant einen Notruf-Service anbietet – also, ob er Euch auch in der Veranstaltungsnacht noch Getränke liefern kann, falls die Cola oder das Bier ausgeht. Der Verbrauch lässt sich im Vorfeld nicht immer ganz genau abschätzen. Wenn es diesen Service nicht gibt, handelt eine vernünftige Kommission aus, sodass Ihr einfach mehr Getränke als nötig bestellt – nur für den Fall – und sie nachher zurückgeben könnt. Der Getränkehändler kann Euch auch bei den Mengen beraten. Aber bei einer Veranstaltung mit 3.000 Leuten werden locker mal 600 Liter Bier, 150 Liter Wodka, 500 Liter Cola und 600 Liter Energy-Drink vergossen. Essen: Bratwurst-Pommes kommt auf jeder Party gut. Wenn die Gäste was im Magen haben, bleiben sie länger, trinken mehr, werden aber nicht so schnell besoffen. Am besten stellt Ihr einen Imbisswagen und ein paar Bänke außerhalb des Eingangs hin. So bleiben die Leute in der Nähe, wenn mal an die Luft oder was essen wollen.

Location

Größe:Die richtige Location zu finden, ist verdammt wichtig. Ist sie zu groß, kommt keine Stimmung auf. Ist sie zu klein, könnt Ihr nicht alle Leute reinlassen, die mitfeiern wollen, und Ihr macht weniger Umsatz.

Lage: Die Party muss gut erreichbar sein – mit dem Auto genauso wie mit Bus und Bahn. Schließlich sind viele Eurer Gäste minderjährig oder wollen was Alkoholisches trinken. Es ist am einfachsten, Ihr informiert Euch, wo öfter mal solche Veranstaltungen sind, wie Ihr sie gerade plant. Dann könnt Ihr davon ausgehen, dass viele Eurer Gäste die Örtlichkeiten schon mal kennen und wissen, wie sie hinkommen.

Auflagen: Ihr schließt mit dem Hallen-Eigentümer einen Mietvertrag. Bei größeren Hallen gibt es einen Hallenmeister, der weißt, wo die Getränke lagern können, wo die Lichtanlage angeschlossen wird und wo sich Tische und Stühle befinden.

 „Bestuhlungsplan“: Den gibt es für jeden Veranstaltungsort. Er zeigt Euch nicht nur, wo Ihr Tische, Stühle und Theken hinstellen dürft, sondern vor allem auch, wo sich die Notausgänge befinden. Die müssen während des ganzen Abends frei sein. Also keine leeren Bierkisten davor lagern – im Ernstfall müssen alle Gäste so schnell wie möglich aus der Halle kommen können. Aus den Plänen geht außerdem hervor, wie viele Leute überhaupt in die Halle reindürfen. Und daran solltet Ihr Euch auch halten – zum einen wegen der Sicherheit, zum anderen, weil Euch das Ordnungsamt sonst eine Strafe aufbrummen kann.

Das könnte Sie auch interessieren

elona ist da. Ihre lokalen Nachrichten.

Deutsche Mittelgebirge im Winterurlaubs-Check

Deutsche Mittelgebirge im Winterurlaubs-Check

Der tropische Regenwald von Tortuguero

Der tropische Regenwald von Tortuguero

So erschließen sich Ältere die digitale Welt

So erschließen sich Ältere die digitale Welt

Neue Raketenangriffe aus Gaza - Israel tötet Dschihadisten

Neue Raketenangriffe aus Gaza - Israel tötet Dschihadisten

Meistgelesene Artikel

Feuerwehrmann wird gefeuert - wegen einer Melone

Feuerwehrmann wird gefeuert - wegen einer Melone

Kinderwunsch ist keine Pflichtveranstaltung

Kinderwunsch ist keine Pflichtveranstaltung

Nie mehr aktuelle Nachrichten verpassen mit Push-Nachrichten von kreiszeitung.de

Nie mehr aktuelle Nachrichten verpassen mit Push-Nachrichten von kreiszeitung.de

„Kann deine Sprachnachricht nicht abhören“ – *bekommt Sprachnachricht*

„Kann deine Sprachnachricht nicht abhören“ – *bekommt Sprachnachricht*

Kommentare